DÚVIDAS FREQUENTES
1) Quem pode propor e coordenar uma ação de Extensão?
Servidor docente ou técnico administrativo em educação em efetivo exercício na UFMG. Professores convidados e/ou servidores aposentados são impedidos de coordenar ações de Extensão, pelas normas institucionais da UFMG.
2) Qual o primeiro passo para o registro de uma nova ação de Extensão?
O coordenador proponente deverá inserir o registro no Sistema de Informação da Extensão (SIEX) pelo MinhaUFMG, selecionando a modalidade pretendida.
3) Quanto tempo antes da data prevista para início deve ser registrada a ação de Extensão no Sistema de Informação da Extensão (SIEX)?
Tempo estimado de 60 dias, levando em consideração a obrigatoriedade de confirmação de todos os integrantes da Equipe, o tempo de tramitação de documentos pelo coordenador da ação, a assinatura de todos os documentos via Sistema SEI, o tempo de análise do registro por um parecerista do Colegiado do Cenex, o tempo para resolução de possíveis diligências e a aprovação final pelo Colegiado do Cenex.
4) O que deve ser feito após o registro ser inserido no Sistema de Informação da Extensão (SIEX)?
O coordenador da ação deverá iniciar um Processo no Sistema SEI. Seguem os links de acesso às Bases de Conhecimento com o passo a passo, fluxograma e documentação necessária para cada modalidade:
PROPOSIÇÃO DE PROJETO DE EXTENSÃO
PROPOSIÇÃO DE PROGRAMA DE EXTENSÃO
PROPOSIÇÃO DE EVENTO DE EXTENSÃO
5) Qual o endereço do Cenex no Sistema SEI para envio do processo de proposição ou renovação de uma ação de Extensão?
MEDICINA – CENTRO DE EXTENSÃO (MEDICINA-CNX)
6) Qual o endereço do Cenex no Sistema SEI para envio do Termo de Adesão do Colaborador Externo à UFMG para assinatura da coordenação do Cenex?
MEDICINA – CENTRO DE EXTENSÃO CHEFIA (MEDICINA-CNX-CH)
7) Qual o prazo máximo de vigência da aprovação de uma ação de Extensão proposta pela Faculdade de Medicina?
O prazo máximo de vigência é de 05 (cinco) anos, que é o prazo máximo permitido pela Pró-Reitoria de Extensão da UFMG.
8) O que significa o status do registro “Preenchimento incompleto” no Sistema SIEX?
Registro está sendo preenchido pelo coordenador da ação que, ao terminar de preencher as abas no Sistema SIEX, deve clicar em SUBMETER À APROVAÇÃO (após 60 dias no status Preenchimento incompleto, o sistema excluirá o registro automaticamente).
9) O que significa o status do registro “Revisão aguardando confirmação” no Sistema SIEX?
Registro aguarda os participantes da UFMG inseridos na aba Equipe confirmarem a participação, acessando o sistema SIEX: no menu à esquerda em Minhas atividades de Extensão e, em seguida, Atividades que aguardam sua confirmação de participação, constará o nome da ação para que confirmem a participação. Somente após a confirmação, o registro segue para a tela de aprovação do Cenex.
O status “Revisão aguardando confirmação” não permite aprovação do Cenex; o registro fica em modo bloqueado até que todos os integrantes da aba Equipe confirmem suas participações pelo Sistema SIEX ou que o proponente da ação cancele as participações pendentes de confirmação.
10) O que significa o status do registro “Em revisão pelo coordenador” no Sistema SIEX?
O Coordenador da ação de Extensão está atualizando o registro e não clicou em SUBMETER À AUDITORIA; somente após clicar em SUBMETER À AUDITORIA as atualizações serão analisadas pelo Cenex e, sendo aprovadas, ficarão válidas, visíveis e o status ficará como ATIVIDADE EM DESENVOLVIMENTO.
11) O que significa o status do registro “Prazo de Vigência Expirado” no Sistema SIEX?
É necessário solicitar nova aprovação ao Colegiado do Cenex (trâmite via Processo público no Sistema SEI e envio para MEDICINA-CNX contendo todos os documentos exigidos na Resolução nº 01/2025 da Câmara de Extensão do CEPE).
12) O que significa o status do registro “Desatualizado” no Sistema SIEX?
O registro está há 12 meses sem ser atualizado no Sistema SIEX. A orientação é rever e atualizar as abas Equipe e Resultados Alcançados e outros campos e abas em que houve mudanças. Salvar e Submeter à auditoria.
13) O que significa o status do registro “Aguardando Aprovação do Cenex/ Atualização em Avaliação pelo Cenex” no Sistema SIEX?
É o status que indica que o Cenex está avaliando o registro e ao coordenador proponente basta aguardar o retorno por e-mail ou via processo aberto no Sistema SEI.
14) Como é a certificação?
A certificação é eletrônica, realizada via Sistema SEI e Sistema Eletrônico criado pela Faculdade de Medicina/CINS, todos com QRCode.
15) Quem solicita a certificação?
A solicitação é feita via email e solicitada pelo(a) coordenador(a) da ação de extensão, conforme registro do SIEX.
16) Em quanto tempo a solicitação é atendida?
Se todos os dados estiverem corretos, a solicitação será atendida em até 30 dias corridos.
17) Como certificar Projetos e Programas?
Para serem certificados, os alunos voluntários devem estar registrados na equipe do Projeto/Programa no SIEX com a mesma data que constar na solicitação.
Preencher os dados do Projeto/Programa.
Clique abaixo para acessar o modelo atual de solicitação para participantes voluntários em Projetos e Programas.
18) Como certificar Cursos?
O Período de Realização deve ser igual ao SIEX – campo OFERTAS
No corpo do e-mail de solicitação de certificados informar o Conteúdo Programático.
É necessária uma aba da planilha para cada categoria, ex.: Participante, Comissão Organizadora, Palestrante, etc.
Clique abaixo para acessar o modelo atual de solicitação de Cursos.
19) Como certificar Eventos?
O Período de Realização deve ser igual ao SIEX – campo OFERTAS
É necessário uma aba da planilha para cada categoria, ex.: Participante, Comissão Organizadora, Palestrante, etc.
Clique abaixo para acessar o modelo atual de solicitação de Eventos.
20) A comissão organizadora de Cursos e Eventos com cobrança de inscrições pode receber as inscrições em espécie e realizar a gestão dos recursos?
Não, por norma institucional da UFMG, as inscrições com qualquer valor de taxa devem ser recebidas via uma Fundação de Apoio à UFMG que fará a gestão financeira.
21) Para solicitar a renovação do prazo de vigência (05 anos) de uma ação de Extensão, é necessário inserir um registro novo no Sistema SIEX?
Para a renovação do prazo de vigência (05 anos) do registro de uma ação que já possui número de SIEX, não precisa inserir novamente a ação; basta salvar o registro que já existe em PDF (no status atual em que se encontra) e anexar como documento externo no processo via Sistema SEI, juntamente com os demais documentos listados no Art. 2º da Resolução 01/2025.
22) Como consultar projetos de Extensão desenvolvidos na unidade para participar e integralizar carga horária?
Para consultar as atividades de extensão ofertadas pelos coordenadores da Faculdade de Medicina, acesse o Sistema de Informação da Extensão (SIEX) (link do sistema: acesso ao SIEX) e siga os seguintes passos:
1 – À esquerda da tela do SIEX, selecionar o item “Pesquisar Atividades de Extensão”.
2 – No item “Tipo”, selecionar o tipo de ação que se pretende pesquisar: projeto, programa, curso, evento ou prestação de serviço.
3 – Clique em “Pesquisa avançada” para expandir os itens da pesquisa.
4 – No item Unidade, selecione “Faculdade de Medicina”.
5 – Para pesquisar ações de extensão por Departamento, selecionar o Departamento em que se pretende fazer a pesquisa.
6 – Clique em “Pesquisar”.
7 – Selecione o registro de interesse e localize, na aba “Equipe” do mesmo, os contatos do coordenador e dos membros da equipe para verificar a possibilidade de realizar aquela atividade de Extensão.
8 – Verifique se a atividade está ainda sendo desenvolvida pelo status da mesma: “Atividade em desenvolvimento” ou “Atividade concluída”.