PROCEDIMENTOS

*COMO REGISTRAR ATIVIDADES DE EXTENSÃO

Servidores docentes e técnico-administrativos em educação em efetivo exercício na UFMG podem propor e registrar atividades de Extensão. Programa, Projeto, Prestação de Serviço, Curso e Evento de Extensão são registrados no Sistema de Informação da Extensão – SIEX. O registro no SIEX deve ser feito pelo proponente coordenador da ação, acessando o MinhaUFMG.

*COMO SOLICITAR APROVAÇÃO AO CENEX

1) O primeiro passo no processo de apresentação de uma nova proposta é a inserção da atividade no Sistema de Informação da Extensão (SIEX), acesso pelo MinhaUFMG, pelo próprio coordenador proponente, selecionando a opção do menu à esquerda Inserir Atividade de Extensão. Todas as abas da proposta devem ser preenchidas, conforme a modalidade da ação de extensão. Lembrando que, de acordo com as diretrizes da extensão, todas as ações de extensão devem ter discentes na equipe. O status do registro no SIEX deve estar Aguardando aprovação do Cenex. Este registro deve ser salvo em PDF e inserido como documento externo em processo no Sistema SEI. Para a renovação do prazo de vigência (05 anos) do registro de uma ação que já possui número de Siex, não precisa inserir novamente a ação, basta salvar o registro que já existe em PDF (no status atual em que se encontra) e anexar como documento externo no processo via Sistema SEI, juntamente com os demais documentos listados no Art. 2º da Resolução 01/2025;

2) O tempo mínimo entre o início do registro e a aprovação final da proposta será em torno de 60 dias, levando em consideração a obrigatoriedade de confirmação de todos os integrantes da Equipe pelo SIEX, a inserção e assinatura de todos os documentos via Sistema SEI, o tempo de análise de mérito e adequação às diretrizes feita por um parecerista do Colegiado do Cenex, a resolução de possíveis diligências e a aprovação final pelo Colegiado do Cenex;

3) A Resolução Complementar nº 05/2020, de 22 de outubro de 2020 do CEPE instituiu os Centros de Extensão (CENEX) como Órgãos Colegiados. A análise de estrutura e mérito das propostas e das diretrizes de Extensão é realizada por meio de Parecer elaborado por um membro do Colegiado do Cenex. Este Parecer é baseado na Matriz de Referência para Análise de Mérito pelo Colegiado Cenex, elaborado pela Pró-Reitoria de Extensão em 2025 e padronizado para a toda a UFMG;

4) A documentação para solicitar a primeira aprovação e as renovações após 05 (cinco) anos das atividades de extensão deverá ser inserida por meio de processo no Sistema SEI-UFMG. O endereço do Cenex Medicina no Sistema SEI para envio do processo contendo toda a documentação listada no Art. 2º da Resolução 01/2025 é MEDICINA – CENTRO DE EXTENSÃO (MEDICINA-CNX); 

5) O proponente deverá iniciar um processo no Sistema SEI de acordo com a modalidade da ação proposta. Os modelos dos documentos obrigatórios estão disponíveis no SEI para edição e assinatura. Seguem os links de acesso às Bases de Conhecimento com o passo e passo, fluxograma e documentação necessária para cada modalidade:

PROPOSIÇÃO DE PROJETO DE EXTENSÃO

PROPOSIÇÃO DE PROGRAMA DE EXTENSÃO

PROPOSIÇÃO DE EVENTO DE EXTENSÃO

PROPOSIÇÃO DE CURSO DE EXTENSÃO

PROPOSIÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO DE EXTENSÃO

6) As Normas Gerais da Extensão publicadas na Resolução 03/2024 do CEPE e o Sistema SIEX não permitem aprovação retroativa de uma ação de Extensão, desta forma, todas as datas no Siex (data de Início, aba Ofertas, campo Turmas, datas de Integrantes na aba Equipe) devem ser futuras e levar em consideração o tempo de tramitação e aprovação de 60 a 90 dias após a data em que é realizado o registro;

7) O Colegiado do Cenex somente iniciará a avaliação das propostas após o recebimento do processo pelo sistema SEI contendo a documentação completa e com todas as assinaturas exigidas nos documentos. Caberá ao proponente a conferência antes do envio do processo para MEDICINA – CENTRO DE EXTENSÃO (MEDICINA-CNX);

8) É de responsabilidade do coordenador proponente acompanhar o status do registro no Sistema SIEX e as diligências recebidas por e-mail e inseridas no processo do Sistema SEI. Após a resolução de diligências pelo proponente, a submissão do registro novamente à aprovação pelo Siex, se for o caso e o envio de toda documentação por processo no Sistema SEI, o Cenex aprovará a ação de Extensão e um número de registro do SIEX será gerado;

09) Registros com status Preenchimento Incompleto e Aguardando Confirmação não iniciam o fluxo de aprovação pelo Cenex, sendo necessário que o proponente clique em Submeter à aprovação no registro pelo Siex (casos de Preenchimento Incompleto) ou solicite aos integrantes que confirmem sua participação na equipe (casos de Aguardando Confirmação). Somente após a confirmação por parte de cada pessoa incluída na aba Equipe do registro pelo Siex, a ação é liberada pelo sistema para a tela de aprovação do Cenex. O status do registro no SIEX deve estar Aguardando aprovação do Cenex;

10) Desde 14 de maio de 2025, em atendimento à Resolução nº 01/2025 da Câmara de Extensão do CEPE, é obrigatória a tramitação de novas propostas e de renovação das atividades de Extensão, após a vigência de 05 (cinco) anos, por processo público via SEI – Sistema Eletrônico de Informações.

*COMO CONSULTAR ATIVIDADES DE EXTENSÃO

Para consultar as atividades de extensão ofertadas  pelos coordenadores da Faculdade de Medicina, acesse o Sistema de Informação da Extensão (SIEX) e siga os seguintes passos:

1. À esquerda da tela do SIEX, selecionar o item “Pesquisar Atividades de Extensão”;
2. No item “Tipo”, selecionar o tipo de ação que se pretende pesquisar: projeto, programa, curso, evento ou prestação de serviço;
3. Clique em “Pesquisa avançada” para expandir os itens da pesquisa;
4. No item Unidade, selecione “Faculdade de Medicina”;
5. Para pesquisar ações de extensão por Departamento, selecionar o Departamento em que se pretende fazer a pesquisa;
6. Clique em “Pesquisar”;
7. Selecione o registro de interesse e localize, na aba “Equipe” do mesmo, os contatos do coordenador e dos membros da equipe para verificar a possibilidade de realizar aquela atividade de Extensão;
8. Verifique se a atividade está ativa pelo status da mesma: “Atividade em desenvolvimento” ou “Atividade concluída”.