UFMG implementa Sistema Eletrônico de Informações em agosto
22 de julho de 2019
A partir de 1º de agosto, parte da produção e gestão de processos e documentos na Universidade passa a ser digital. Por isso, a Faculdade de Medicina da UFMG e demais unidades adotarão o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), para requerimento, exclusivamente virtual, de processos como promoção, progressão funcional docente, progressão por capacitação profissional, licenças gestante e de paternidade, averbação de tempo de contribuição, aposentadoria, dentre outros. O novo sistema visa maior celeridade, sustentabilidade e economia, principalmente de papel. Até o fim deste ano, todos os processos devem ser feitos por ele.
A mudança vale para todos os técnicos-administrativos e professores, que deverão acessar ao SEI com senha e login do Minha UFMG. “A Pró-Reitoria de Recursos Humanos foi a escolhida para iniciar esse processo de implementação do Sei dentro da UFMG. Com isso, cada professor e técnico-administrativo deverá abrir a sua própria solicitação, preencher o formulário online e aí enviar o processo para a gente, tudo de forma eletrônica”, explica a servidora da Gestão de Pessoas da Faculdade, Thássyla Lobato.
Benefícios
O novo sistema, desenvolvido pelo Tribunal Federal da 4ª Região, já foi implementado no Hospital das Clínicas da UFMG, e possibilita o trabalho simultâneo por diferentes atores, além da redução de gastos e melhoria nos fluxos de trabalho. “Essas são grandes vantagens do sistema, uma vez que várias unidades irão conseguir trabalhar no processo ao mesmo tempo. Com isso, teremos maior eficiência dos prazos. Como o sistema já é utilizado no Hospital das Clínicas, muitos dos servidores já estão familiarizados com o SEI”, avalia Thássyla Lobato.
O que muda?
Atualmente, todos os trâmites administrativos da Faculdade e demais unidades da UFMG ocorrem por meio do preenchimento de formulário disponível no site da Pró-Reitoria de Recursos Humanos (PRORH). O caminho é mais longo, já que o processo tramita fisicamente, sendo necessária à coleta de assinaturas na Unidade e cópias do mesmo documento antes do encaminhando ao Departamento de Administração de Pessoal da UFMG (DAP), no campus Pampulha, responsável por registrar e lançar as demandas na folha de pagamento.
A servidora Thássyla Lobato exemplifica como os processos ocorrem pelo sistema atual, sem o SEI:
“Vamos supor que alguém solicite a aposentadoria e, por isso, precise de alguma assinatura. Assim, enquanto não tem essa assinatura por aqui, o cadastro já pode ser adiantado no sistema. O DAP trabalha com um cronograma em que para ter o lançamento no mês desejado, o processo precisa chegar até uma data limite. Então, às vezes a gente gasta um tempo maior para colher essas assinaturas antes de enviar para a Pampulha”, explica. A promessa é que com o SEI esse encaminhamento seja mais rápido, uma vez que o trabalho poderá ocorrer de forma simultânea.
A adoção do SEI é consistente com o Decreto 8.539, de 2015, que estabelece o uso de meio eletrônico para tramitação de documentos nos órgãos da União. O sistema foi escolhido como solução no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN).
Passo a passo
Outras informações estão disponíveis na página do SEI, que contém respostas para as principais questões sobre o uso do novo sistema. Os servidores também poderão consultar o passo a passo de cada procedimento, de maneira didática, ilustrativa e detalhada, nos manuais disponíveis no site.
Tutorial para autenticação de documentos digitalizados
Além desses canais, é possível participar de cursos virtuais para capacitação no SEI:
De acordo com servidora da Gestão de Pessoas da Faculdade, Thássyla Lobato, a ideia é que o próprio servidor se inteire sobre o sistema, mas se houver alguma dificuldade é possível acionar o setor para dúvidas.
Seminário
A PRORH informou que, na próxima semana, será realizado um seminário para divulgação dos processos que serão tramitados no SEI e para esclarecimento de dúvidas. O local, data e horário do evento serão anunciados posteriormente pela Pró-Reitoria.
Mais informações: Gestão de Pessoas – 3409 9661
