Arquivo Morto da Faculdade vai acabar
29 de janeiro de 2008
Começou em dezembro e continua até meados de 2008, um processo de reestruturação e transformação do Arquivo Morto da Faculdade de Medicina da UFMG em Arquivo Permanente.
Segundo o funcionário da Secretaria Geral, responsável pela elaboração e execução do projeto de reestruturação, Victor Morandi Chamone, a mudança irá permitir que departamentos, centros e seções não mais precisem se ocupar de controlar os arquivos do ano anterior ao exercício, nem no ambiente de trabalho, nem em salas especificamente fechadas para este fim. “Todos os documentos serão armazenados neste novo Arquivo Permanente”, comemora, o que considera um avanço.
Para isso, os documentos atualmente no Arquivo Morto serão analisados e, se desnecessariamente guardados, descartados. Isso acontecerá, por exemplo, se já houver vencido o prazo legal de guarda do mesmo (temporalidade vencida), o mais provável de ocorrer com grande parte dos papéis.
Modernização
Após este trabalho, tanto o espaço físico, quanto documentos, pastas e caixas serão totalmente reorganizados e modernizados. O projeto engloba inclusive a aquisição de um arquivo deslizante, moderno, e que tornará mais prática a guarda e a recuperação das informações ali armazenadas.
“A mudança requer cautela e critérios rigorosos, com base em documentos jurídicos e técnicos”, esclarece Victor, que declara sua motivação para enfrentar algumas horas de muito trabalho em meio à poeira e a uma miscelânea de papéis importantes mesclados a outros já descartáveis.
A reestruturação de todo o arquivo será feita com base na “Tabela Básica de Temporalidade em Destinação de Documentos”, aprovada pelo Arquivo Nacional, e com o aval da Procuradoria Jurídica da UFMG e dos chefes e secretários dos Departamentos, Seções e demais instância da Faculdade de Medicina.
“A verdadeira missão de um arquivo é armazenar e conservar com precisão, buscando dispor a história e as informações de uma organização de forma eficiente e eficaz”, explica o funcionário.
Mais informações: Secretaria Geral – (31) 3409 9633